[記事公開日]2015/12/02

ビジネスメールでのお礼やお礼メールに対しての返信は必要?効果的な書き方(件名と本文)とは

お礼メール一つで出世が左右される?

業務内容を伝えるメールとは違い、仕事に直結しない内容のメールなので軽視している人も多いのではないでしょうか?

しかしビジネスでのお礼メールは、あなたに対する印象を変えるチャンスと言われています。

「でも何故?」と思ったことはありませんか?今回はそんなお礼メールの必要性とマナーについてお話していきます。

理解して実践することで、お礼メールはきっとあなたの武器となってくれます。

 

お礼メールが与える印象と効果とは

人は常に新しい情報をインプットしています。そのため古い情報はどんどん記憶の中であいまいになっていきます。

これをビジネスに当てはめると、打ち合わせの前半で発言した言葉より、後半で発言した言葉の方が記憶に残ります。飲み会などであれば、「乾杯の挨拶」より「締めの一言」の方が記憶に濃く残ります。

そして、この延長線上にあるのがお礼メールになります。

打合せの場や、飲み会の場などで良い印象を与えれなかった場合、その印象が次に会うまでの最後の印象として相手の記憶にインプットされてしまいます。

最後の印象が悪いままであれば、仕事に影響する可能性があるのは言うまでもないでしょう。

そんな時にお礼メールを一通添えることで、相手の記憶の中にある最後の印象を上書きすることができます。

打合せや飲み会で、「あいつはダメなやつ」と思われてしまったとしても、それはすでに過去のあいまいな記憶です。

そして新たにお礼メールという新しいインプットを相手に与えることで、あいまいな過去の記憶より、お礼メールに書かれた一言の方が最後の印象として残りやすくなります。

「あいつはダメなやつだと思っていたけど・・・」

「飲み会であんなことを言っていたけど・・・」

と最後の印象をすり替えることができたのなら、こちらの狙い通りとなります。

「終わりよければ全てよし」という言葉もありますように、ビジネスにおいて最後の印象はとても重要となってきます。

また、打合せや飲み会で好印象を与えれたとしても、お礼メールは必要です。

打合せ後や飲み会の翌日に、お礼メールを送ることで好印象だった記憶が蘇り、より濃く相手の記憶のなかに好印象を定着させる役割をしてくれます。

つまり、お礼メールは相手の記憶にある「最後の印象」を操作することができる武器なのです。

送るだけで「記憶にも記録にも残る」とても効果的な武器です。

しかし、タイミングを間違えれば効果は半減してしまいます。では「どのタイミングで送るべきなのか?」それを次にお話していきます。

 

お礼メールを送るベストなタイミングとは?

お礼メールは早ければ早い方が良いのですが、記憶の定着を意識するなら少し時間をおいた方が効果的です。

とは言え、遅すぎるのは論外。

極端な例えですが、「3年前の◯月◯日の飲み会の時は、色々と勉強になり大変感謝しています。」とお礼メールをしたとします。

相手からすれば、3年前の◯月◯日の飲み会の出来事を、思い出すだけでも一苦労です。

その時々の状況によっても違うので、一概にこれがベストタイミングと言い切るのは難しいですが、先に話した打合せであれば数時間後。

飲み会であれば、翌日の朝などが効果的です。

いずれも効果的なお礼メールに共通して言えることは、「余韻が残っている内に」です。

 

どんな書き方をすれば良いのか?例文を交えて解説

ビジネスにおいてのお礼メールは、感謝の気持ちを伝えるのがメインになります。

ありがとうの気持ちを伝えるだけの文章を長々と書いてしまっては、かえって失礼になることもあります。

そのため相手の仕事に支障が出ないように、伝える内容を凝縮して短文に収めるのが基本となります。

以上のことを踏まえて、具体的に以下の2点に気をつけて書いていきます。

  • 件名は分かりやすくシンプルに書く
  • 始まりと終わりの定型文の間に、具体的な話と何故を添える

件名は長すぎると迷惑メールに、勘違いされてしまうことがあります。かといって短すぎるのも、どんな内容のメールか理解することができないです。

お礼メールの場合は「◯◯はありがとうございました。」程度にとどめておくと良いです。

また、ビジネスメールでお礼を伝える場合は、始まりと終わりに定型文を入れることで、基本的な形が整います。

始まりの場合「いつもお世話になっております。△△の◯◯です。昨日はお忙しい中、お時間を割いていただきありがとうございました」

終わりの場合「今回は▲▲ばかりで恐縮です。次の機会には是非お返しできればと思います。今後ともよろしくお願いします。」など。

一例ではありますが、こんな感じで定型文をいれることで、ビジネスメールとしての形が整います。

そして、一番大事になってくるのが、定型文の間に入る「感謝を伝える一文」になります。

「感謝を伝える一文」は人柄や個性が表れる部分ですので、細心の注意を払いたいところではありますが、ここでも短くまとめることを忘れてはなりません。

「◯◯さんのお話は大変勉強になり、感謝しています」ということを伝える場合、この一文だけでは単なる社交辞令と受け取られる可能性があり、せっかくのお礼メールが台無しになってしまいます。

そうならないために、具体的なは話(心に残った言葉など)と何故(どうして感謝しているのか)を一つずつ入れてあげます。直すと以下のようになります。

「◯◯さんの言われていた△△のお話は、自分の▲▲の部分に役立つ話しで大変勉強になりました。普段聞くことのできない貴重な話ですので、本当に嬉しく思っています」

お礼メールを受け取る側になって考えるとわかるのですが、ただ「感謝しています」と言われても、根拠がなければ信用するにあたいしません。

「何故感謝しているのか?」の部分を具体的な話を交えることで、始めて真実味が増します。

以上の流れを意識することで、長くなりすぎず個性のある効果的なお礼メールとなります。

 

お礼メールを受けてしまった時、返信はするべきか?

お礼メールを受けてしまった時に返信をするべきか?という議論がありますが、結論からお話すると返信は必要です。

お客や目上の人であれば、こちらからお礼メールをするべきですが、相手の方が先にお礼メールをしてきた場合、返信しなければならないのは言うまでもないでしょう。

それ意外にも後輩や部下からメールを頂くこともあります。この場合、後輩や部下のことを軽視して、返信をおこたってしまうこともあるのではないでしょうか?

相手によっては「メール読んでくれたの?」と心にモヤモヤが残ってしまうこともあります。これがお客や目上の人ともなれば、出世に響いてしまうかもしれません。

そうならない為にも、頂いたお礼メールにはきちんと返信をすることが大切になってきます。

 

お礼メールでの返信をする時の注意点

お礼メールで気をつけるべき点は以下の2点です。

  • お礼メールに対してのお礼を一言添え、短文で終わらせる
  • ダラダラと続けない
  • 件名は「Re:◯◯◯◯」のままで

お礼メールがきっかけで、ダラダラとメールをしていては無駄に時間をとられてしまいます。こちらだけでなく相手にも余計な時間をかけてしまいます。

そのため相手がお客や目上の人であれば、こちらが送るメールで終わりになるよう配慮をする必要があります。

重要でないメールのやり取りが続く場合は、返信メールの最後に「返信は必要ない」ということが相手に伝わる一文を入れると良いです。

また、件名に入る「Re:」を消すべきか悩む人もいますが、「Re:」は新規メールと返信メールの見分けをしやすくする効果がありますので、消さずに送ることが大切です。

 

まとめ

ビジネスメールの中でもお礼メールは、淡々と業務内容を伝えるメールとは違い、個性や人柄を伝えることのできる大切なメールです。

あなたに対しての印象を大きく左右することができる貴重なチャンスと言えます。

今まで意識していなかった人であれば、この機会に自分への評価を上げるチャンスになるかもしれません。

是非、意識してお礼メールを活用してもらえればと思います。

 

 

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